El control de las vacaciones puede ser un desafío, aun mayor cuando no contamos con ayuda
de procesos establecidos o recursos tecnológicos que nos permitan mantener claridad en
cuanto a los días de vacaciones que nuestros colaboradores mantienen, por eso les
compartimos 5 consejos que pueden ayudarle en su organización:
1.- Sea claro desde el proceso de contratación.
Los colaboradores necesitan conocer las políticas vigentes desde su ingreso a la empresa, incluidas las políticas de uso de vacaciones, de preferencia por escrito, esta información puede contener por ejemplo los periodos de carga de trabajo alta en los cuales se necesita al equipo completo.
2.- Cuente con plazos definidos.
Contar con plazos mínimos definidos para presentación de las solicitudes de vacaciones le permitirá manejar el impacto de las ausencias con tiempo suficiente para no afectar los procesos productivos de su organización y evitar conflictos en el equipo.
3.- Comunique al equipo las ausencias.
Los colaboradores deben conocer quién es la persona que queda como responsable de las actividades o procesos del colaborador que sale de vacaciones, a su vez esta persona debe contar con el acceso a la información o sistemas necesarios y tener claros los procesos sobre los que apoyará en ese periodo, las posibles situaciones que podrían presentarse y como resolverlas.
4.- Busque el equilibrio
Al planificar las vacaciones tenga cuidado de no otorgar las mismas a colaboradores de una
misma área al mismo tiempo para no sobrecargar a los colaboradores que se quedan
encargados, esto le ayudará a prevenir cuellos de botella en sus procesos.
5.- Mantenga control en la documentación de soporte.
Asegúrese que los archivos sean físicos o digitales sean correctamente procesados y
archivados por las áreas pertinentes, usualmente recursos humanos y finanzas están
involucrados en los procesos para realizar los cálculos necesarios en relación a los días que cada colaborador mantiene disponibles y las provisiones contables y financieras derivadas a las vacaciones.
Si necesita ayuda para mantener un mejor control de los procesos de vacaciones de su
personal podemos ayudarle a través de nuestro servicio de Manejo de Nómina, por medio del cual ayudamos a empresarios como usted a optimizar su tiempo para que se pueda enfocar en el giro de su negocio, dejando en las manos de nuestro equipo de expertos la generación de información contable y cumplimientos tributarios y societarios.
